LEITARTIKEL 10 meditaxa 110 | August 2024 HINWEIS Rechnungsbegründete Unterlagen, wie Leistungsnachweise oder Vertragsbestandteile sind als PDF in die XML-Struktur der E-Rechnung einzubetten. Das hat Auswirkungen auf Be- reiche, in denen die Rechnung zugleich der Vertrag ist (z. B. bei Mietverträgen) oder viele Informationen als Anlagen zur Rechnung zur Verfügung stehen müssen. Aktuell stellt sich die Frage, wie solche Informationen in den Datensatz sinn- voll eingebettet werden können und inwieweit es der auto- matisierten Verarbeitungsmöglichkeit entgegensteht, wenn Rechnungsinformationen (z. B. Leistungsbeschreibungen bei Handwerkerleistungen) als PDF beigefügt sind. Enthält eine Rechnung nicht alle nach § 14 Abs. 4, § 14a UStG geforderten Pfl ichtangaben, können Rechnungsaussteller bis- her nach § 31 Abs. 5 UStDV Rechnungskorrekturen vorneh- men. Eine Rechnung kann auch dann korrigiert werden, wenn die ursprünglich ausgestellte Rechnung Angaben zu den fünf Mindestrechnungsmerkmalen enthält und damit eine berich- tigungsfähige Rechnung darstellt: Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers, Steuernummer oder USt- IdNr. des leistenden Unternehmers, Leistungsbeschreibung, Nettoentgelt und Umsatzsteuerausweis. Diese Mindestangaben für eine berichtigungsfähige Rech- nung fi nden bei der E-Rechnung auch zukün ig Anwendung. Bei Rechnungskorrekturen muss in der berichtigten E-Rech- nung immer ein Bezug zur ursprünglichen Rechnung über die Rechnungsnummer ersichtlich sein. Die bisher gängige Praxis, eine Storno-Rechnung auszustellen und dieser eine neue Rechnung folgen zu lassen, wird weiterhin Anwendung fi nden. Um unzureichende Rechnungen zu vermeiden, ist es ratsam, Lieferanten bzw. Dienstleister auf die unternehmens- relevanten Angaben und die umsatzsteuerrechtlichen Vor- aussetzungen hinzuweisen. Erfüllen Rechnungen nicht die vereinbarten Voraussetzungen, können Leistungsempfänger diese systemseitig auch ablehnen und zurückweisen: Durch die Übernahme von Informationen aus der E-Rechnung kann der elektronische Beleg automatisch unmittelbar auf Vollstän- digkeit geprü und bei fehlerha en oder fehlenden Angaben frühzeitig identifi ziert und zurückgewiesen werden. Übertragungskanäle der E-Rechnung E-Rechnungen müssen auf einem elektronischen Weg über- mittelt werden, hierfür hat das Bundesministerium für Finan- zen folgende Kanäle genannt: • Versand über eine elektronische Schnittstelle, bspw. das Peppol*-Netzwerk; die Bereitstellung erfolgt über den IT-Dienstleister, z. B. DATEV; • Versand per E-Mail • Download aus (Kunden-)Portalen, z. B. bei Anbietern für Telefonie, Internet, etc. * Peppol ist im Vergleich zu den anderen Optionen der einzige Übertragungskanal, der eine Automatisierung Maschine-zu-Maschine (M2M) und den Massenexport von E-Rechnungen ermöglichen kann. WICHTIG Verweigern Empfänger die Annahme einer korrekt gestellten und übermittelten E-Rechnung, gelten die umsatzsteuer- rechtlichen Pfl ichten der Rechnungssteller dennoch als erfüllt, da sich das Unternehmen um eine ordnungsgemäße Ausstel- lung und Übermittlung bemüht hat. GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Au ewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unter- lagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger haben die Echtheit der Herkun , Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten (§ 14 Abs. 3 UStG n. F.). Daher müssen empfangene E-Rechnungen als Datensatz in ihrem ursprünglichen Format unveränderbar und revisionssicher archiviert werden (BMF, Schreiben v. 28.11.2019, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 26, 132). Um die Echt- heit der Herkun und die Unversehrtheit des Inhalts gewähr- leisten zu können, bedarf es z. B. eines Prüfpfads oder einer elektronischen Signatur. Bei EDI-Rechnungen sind die Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts dann gewährleistet, wenn die Vertragsparteien entsprechend gleiche Verfahren vorgesehen haben. Auch wenn der Datensatz als vorrangiges Rechnungsformat gilt, ist die Visualisierung – lesbar für das menschliche Auge – gera- de für Außenprüfungen der Finanzverwaltung wichtig. Zur Visualisierung gehört allerdings nicht, dass das elektronische Dokument zur Vorlage ausgedruckt wird (BFH, Beschluss v. 26.9.2007 - I B 53, 54/07, BStBl 2008 II S. 415; BMF, Schreiben v. 28.11.2019, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 157). Das Konvertieren von elektronischen Rechnungsdateien in Inhouse-Formate ist weiterhin GoBD-konform, solange die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen stattfi nden. Bei einer Um- wandlung müssen weiterhin beide Formatversionen au e- wahrt werden (BMF, Schreiben v. 28.11.2019, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 129). An der Au ewahrungsfrist von zehn Jahren für Rechnungen und E-Rechnungen gem. § 14b UStG ändert sich nichts. Eine Verletzung dieser Au ewahrungsfristen gilt nach § 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG als Ordnungswidrigkeit, führt aber nicht zu einem Verlust des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG. Sofern eine E-Rechnung per E-Mail verschickt wird, gilt diese als Transportmittel gleich einem Briefumschlag und ist nur zu archivieren, wenn sie zusätzlich buchhalterische Infor- mationen beinhaltet. Ist das nicht der Fall, ist sie nach den GoBD nicht zwingend aufzubewahren (BMF, Schreiben v. 28.11.2019, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 121).