Im Notfall einen Blick in den Ordner werfen

Doch auf genau solche Szenarien vorbereitet zu sein kann dafür sorgen, dass die Praxis in Extremfällen weiterläuft und Ihr Team vorbereitet reagieren kann.

Abhilfe kann bereits ein Notfallordner schaffen, der Anleitungen, Anweisungen und an oberster Stelle entsprechende (Not-)Rufnummern beinhaltet. Beispielsweise muss im Falle eines Verstoßes gegen den Datenschutz infolge eines Cyberangriffs die zuständige Landesdatenschutzbehörde binnen  72 Stunden über den Vorfall informiert werden. Wer solche Fälle unverzüglich meldet, kommt vielleicht mit einer Verwarnung statt einer Sanktion davon. Dann ist es umso wichtiger, die passenden Kontaktdaten griffbereit zu haben. Zudem sollten Niedergelassene ihren IT-Dienstleister kontaktieren. Damit im Extremfall auch das Praxisteam entsprechend reagieren kann, sollten die Kontaktdaten von IT-Dienstleister und Landesdatenschutzbehörde unbedingt im Notfallordner stehen.
Gleiches gilt bspw. auch, wenn der Steuerfahnder plötzlich vor der Tür steht und die Niedergelassenen nicht zugegen sind. Ihre MFA müssen in einem solchen Fall vorbereitet sein, um die Situation nicht zu verschlimmern: Ruhe bewahren, keine Unterlagen übereilt herausgeben, Anwalt kontaktieren – die Nummer sollte fester Bestandteil im Notfallordner sein. Ist der Anwalt nicht zu erreichen, kann auch der Steuerberater als Situationsberater hilfreich sein.
Im Vergleich dazu stellt ein Wasserschaden, vielleicht von außen verursacht durch Regenwasser, das nicht richtig ablaufen konnte, ein kleines, aber dennoch folgenreiches Übel dar. In solchen Fällen sollte im Notfallordner die Nummer des Immobilienbesitzers, bzw. der Immobilienverwaltung und der eigenen Betriebshaftpflichtversicherung stehen, damit Ihre Mitarbeiter auch hier richtig handeln können.
Spielen Sie mögliche Notfälle gedanklich durch, um im Extremfall auf das meiste vorbereitet zu sein – denn Organisation ist alles.