Die E-Rechnung kommt für alle
01.08.2024
Im Zuge des Wachstumschancengesetzes, in Kraft seit dem 28.03.2024, werden die Regelungen für die elektronische Rechnungslegung im deutschen Umsatzsteuergesetz verankert.
Doch inwieweit sind Akteure des Gesundheitswesens – vor allem Ärzte – von der verpflichtenden E-Rechnung betroffen?
Bisher galt nur im öffentlichen Sektor (Business-to-Government/ B2G) eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungslegung. Für alle inländischen Rechnungen zwischen Unternehmen (Business-to-Business/B2B) wird die E-Rechnung ab 01.01.2025 nun auch zur Pflicht. Der Gesetzgeber plant eine stufenweise Einführung der Empfangs- und Erstellungspflichten für E-Rechnungen, die abhängig von der Unternehmensgröße bzw. Umsatzhöhe sind. Alle, die überwiegend Rechnungen an Privatpersonen (Business-to-Customer/B2C) ausstellen, sind in Deutschland bei ihren Ausgangsrechnungen zunächst nicht betroffen und können diese weiter in „sonstiger“ Form versenden.
HINWEIS
Ärzte, Heilmittelerbringer und Therapeuten arbeiten zwar hauptsächlich im B2C-Bereich und sind von der Erstellungspflicht vorerst befreit, jedoch stehen sie mit ihren Dienstleistern und Zulieferern in Geschäftsbeziehungen.
Auch sie werden ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen von ihren Geschäftspartnern – Lieferanten und Dienstleistern – erhalten und müssen diese empfangen und verarbeiten können.
Ab 2028 soll ein bundeseinheitliches Meldesystem an die Finanzverwaltung implementiert sein und ab 01.01.2028, wenn alle Übergangsfristen abgelaufen sind, unterliegen alle Unternehmen der E-Rechnungspflicht. Hintergrund dieser Gesetzgebung ist eine effizientere Rechnungsabwicklung und die Reduzierung von Mehrwertsteuerbetrug auf europäischer und nationaler Ebene. Bei der Umstellung auf die E-Rechnung geht es nicht nur allgemein um den elektronischen Rechnungsaustausch, sondern um eine Neugestaltung des Gesamtprozesses von der Ausstellung bis zur Zahlung und Archivierung der Rechnung sowie den Abgleich zwischen den für Umsatzsteuerzahlung und Vorsteuerabzug zuständigen Finanzbehörden. Der Gesetzgeber strebt mit der Digitalisierung der Wirtschaft eine Vereinfachung des gesamten Verarbeitungsprozesses an, sodass u. a. Fehler in der manuellen Erfassung durch Empfänger der E-Rechnung aufgrund der medienbruchfreien Übermittlung der Rechnungsdaten minimiert oder vermieden werden können. Damit sollen Papier- oder PDF-Rechnungen bald der Vergangenheit angehören und die E-Rechnung ist zwingend als standardisiertes Datenformat, basierend auf der CEN-Norm EN 16931, auszustellen, zu übermitteln und zu empfangen. Erst dann gilt eine elektronische Rechnung gesetzlich als E-Rechnung.
Empfangsverpflichtung und Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG
Ab dem 01.01.2025 gilt für in Deutschland ansässige Unternehmen die Verpflichtung, E-Rechnungen (entsprechende Formate siehe unter „Rechnungsformate der E-Rechnung“) empfangen zu können.
Empfänger haben durch diese Verpflichtung keinen Anspruch auf eine alternative Ausstellung der Rechnung. Somit müssen Unternehmen – auch Arztpraxen – gesetzliche E-Rechnungen empfangen und die korrekten Daten verarbeiten können. Eine Rechnungsausstellung in Papierform oder in einem unstrukturierten elektronischen Format (z. B. PDF) – für letzteres ist eine Zustimmung der Rechnungsempfänger erforderlich – ist bis zum 31.12.2026 für alle Umsätze möglich, die im Zeitraum 01.01.2025 bis 31.12.2026 ausgeführt werden.
Bei Papierrechnungen ist bis 31.12.2026 weiterhin keine Zustimmung von Empfängern notwendig, da diese als sonstige Rechnungen (s. u.) verstanden werden. Das Ausstellen und Übermitteln von sonstigen Rechnungen ist bis dahin umsatzsteuerlich zulässig. Die Frist zur Rechnungslegung beträgt unverändert sechs Monate.
Im Zeitraum 01.01.2027 bis 31.12.2027 ist eine Rechnungsausstellung als sonstige Rechnung möglich, wenn der Gesamtumsatz des rechnungsstellenden Unternehmens nach § 19 Abs. 3 UStG im vorangehenden Kalenderjahr maximal 800.000 Euro betragen hat. Ab dem 01.01.2028 müssen alle B2B-Rechnungen als E-Rechnung versendet werden.
Die Fristen auf einen Blick:
01.01.2025: Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. In den ersten zwei Jahren dürfen Papierrechnungen versendet werden. Andere elektronische Rechnungsformate (PDF etc.) dürfen noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
01.01.2027: Unternehmen mit > 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen B2B-E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz < 800.000 Euro dürfen noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden. EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) dürfen unverändert eingesetzt werden.
01.01.2028: Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen versenden. EDI-Systeme müssen an die gesetzlichen Bestimmungen angepasst werden.
Rechnungsformate der E-Rechnung
Die Begriffe „elektronische Rechnung“ und „sonstige Rechnung“ wurden im § 14 UStG neu definiert:
- Elektronische Rechnung (E-Rechnung) – Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Neben der CEN-Norm EN 16931 sind auch elektronische Rechnungsformate, wie XRechnung, ZUGFeRD oder EDI zulässig, wenn die umsatzsteuerrelevanten Informationen vollständig extrahiert werden können und mit EN 16931 kompatibel sind.
- Sonstige Rechnung – Rechnung auf Papier oder einem anderen elektronischen Format (PDF); beides ermöglicht keine unmittelbare elektronische Verarbeitung.
Eine E-Rechnung, z. B. eine XRechnung, enthält die Daten, die bisher auf Papier oder als PDF-Rechnung erstellt wurden, als strukturierten elektronischen Datensatz in einer sogenannten XML-Datei. Diese XML-Dateien können von Rechnungsempfängern automatisiert eingelesen und weiterverarbeitet werden und der manuelle Erfassungsaufwand entfällt.
Bei hybriden elektronischen Rechnungsformaten wie ZUGFeRD werden mit einer E-Rechnung zwei Komponenten verschickt:
Ein PDF und eine eingebettete XML-Datei. Die PDF-Datei dient zur Visualisierung der zu verarbeitenden XML-Datei, die die Rechnungsdaten in strukturierter Form enthält und eine automatische Verarbeitung ermöglicht.
Das EDI-Format findet bereits Anwendung im öffentlichen Bereich. In der Kommunikation zwischen Finanz-, Zoll- oder Sozial versicherungsbehörden und Unternehmen hat EDI zudem eine große Bedeutung. Bei EDI-Rechnungen ist ein EDI-Rahmenvertrag zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger Voraussetzung.
Ungeachtet der Form sind weiterhin für jede Rechnung zu gewährleisten:
- Echtheit der Herkunft (Identität des Rechnungsausstellers),
- Unversehrtheit des Inhalts (Nichtänderbarkeit des gesetzlich geforderten Inhalts)
- und Lesbarkeit.
HINWEIS
Bislang galt das Merkmal „Lesbarkeit“ in der Verwaltungsauffassung als für das menschliche Auge lesbar. Bis zum 31.12.2024 gilt bei hybriden Formaten, dass im Falle einer Abweichung zwischen dem maschinenlesbaren und dem menschenlesbaren Datenteil die Informationen des letzteren Datenteils Vorrang haben. Mit der Einführung der E-Rechnung kehrt sich dieses System um – zukünftig hat der XML-Datenteil Vorrang gegenüber dem Sichtbeleg. Somit ist eine maschinelle Verarbeitung zukünftig unumgänglich.
Rechnungsbestandteile und Rechnungsberichtigung
Auch für die E-Rechnung gelten die bisherigen Rechnungspflichtangaben gem. § 14 Abs. 4, § 14a UStG. Werden in Arztpraxen oder Gesundheitseinrichtungen nicht nur ausschließlich Heilbehandlungen durchgeführt, können sie u. U. für den Vorsteuerabzug berechtigt sein, hierfür ergeben sich für Leistungsempfänger bei Eingangsrechnungen insoweit keine Änderungen. Ein Vorsteuerabzug ist weiterhin im Regelfall erst dann möglich, wenn die Leistung ausgeführt wurde und die Leistungsempfänger im Besitz einer ordnungsgemäßen E-Rechnung sind (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Grundsätzlich sind alle Rechnungsempfänger weiterhin dazu verpflichtet, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen. Neben den Pflichtangaben sind weitere Informationen (z. B. zur Lieferadresse oder zum Lastschriftverfahren) aus umsatzsteuerrechtlichen Gründen zwar grundsätzlich nicht erforderlich, für die Verarbeitung der E-Rechnung sind sie systemtechnisch nach dem Format EN 16931 jedoch zwingend notwendig (vgl. Art. 6 Richtlinie 2014/55/EU v. 16.4.2014, ABl EU Nr. L 133 v. 6.5.2014) und gehören zu den technischen Mindestangaben einer E-Rechnung.
HINWEIS
Rechnungsbegründete Unterlagen, wie Leistungsnachweise oder Vertragsbestandteile sind als PDF in die XML-Struktur der E-Rechnung einzubetten. Das hat Auswirkungen auf Bereiche, in denen die Rechnung zugleich der Vertrag ist (z. B. bei Mietverträgen) oder viele Informationen als Anlagen zur Rechnung zur Verfügung stehen müssen. Aktuell stellt sich die Frage, wie solche Informationen in den Datensatz sinnvoll eingebettet werden können und inwieweit es der automatisierten Verarbeitungsmöglichkeit entgegensteht, wenn Rechnungsinformationen (z. B. Leistungsbeschreibungen bei Handwerkerleistungen) als PDF beigefügt sind.
Enthält eine Rechnung nicht alle nach § 14 Abs. 4, § 14a UStG geforderten Pflichtangaben, können Rechnungsaussteller bisher nach § 31 Abs. 5 UStDV Rechnungskorrekturen vornehmen. Eine Rechnung kann auch dann korrigiert werden, wenn die ursprünglich ausgestellte Rechnung Angaben zu den fünf Mindestrechnungsmerkmalen enthält und damit eine berichtigungsfähige Rechnung darstellt:
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
- Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers,
- Leistungsbeschreibung,
- Nettoentgelt und
- Umsatzsteuerausweis.
Diese Mindestangaben für eine berichtigungsfähige Rechnung finden bei der E-Rechnung auch zukünftig Anwendung.
Bei Rechnungskorrekturen muss in der berichtigten E-Rechnung immer ein Bezug zur ursprünglichen Rechnung über die Rechnungsnummer ersichtlich sein. Die bisher gängige Praxis, eine Storno-Rechnung auszustellen und dieser eine neue Rechnung folgen zu lassen, wird weiterhin Anwendung finden. Um unzureichende Rechnungen zu vermeiden, ist es ratsam, Lieferanten bzw. Dienstleister auf die unternehmensrelevanten Angaben und die umsatzsteuerrechtlichen Voraussetzungen hinzuweisen. Erfüllen Rechnungen nicht die vereinbarten Voraussetzungen, können Leistungsempfänger diese systemseitig auch ablehnen und zurückweisen:
Durch die Übernahme von Informationen aus der E-Rechnung kann der elektronische Beleg automatisch unmittelbar auf Vollständigkeit geprüft und bei fehlerhaften oder fehlenden Angaben frühzeitig identifiziert und zurückgewiesen werden.
Übertragungskanäle der E-Rechnung
E-Rechnungen müssen auf einem elektronischen Weg übermittelt werden, hierfür hat das Bundesministerium für Finanzen folgende Kanäle genannt:
- Versand über eine elektronische Schnittstelle, bspw. das Peppol*-Netzwerk; die Bereitstellung erfolgt über den IT-Dienstleister, z. B. DATEV;
- Versand per E-Mail
- Download aus (Kunden-)Portalen, z. B. bei Anbietern für Telefonie, Internet, etc.
* Peppol ist im Vergleich zu den anderen Optionen der einzige Übertragungskanal, der eine Automatisierung Maschine-zu-Maschine (M2M) und den Massenexport von
E-Rechnungen ermöglichen kann.
WICHTIG
Verweigern Empfänger die Annahme einer korrekt gestellten und übermittelten E-Rechnung, gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten der Rechnungssteller dennoch als erfüllt, da sich das Unternehmen um eine ordnungsgemäße Ausstellung und Übermittlung bemüht hat.
GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger haben die Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten (§ 14 Abs. 3 UStG n. F.). Daher müssen empfangene E-Rechnungen als Datensatz in ihrem ursprünglichen Format unveränderbar und revisionssicher archiviert werden (BMF, Schreiben v. 28.11.2019, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 26, 132). Um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleisten zu können, bedarf es z. B. eines Prüfpfads oder einer elektronischen Signatur.
Bei EDI-Rechnungen sind die Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts dann gewährleistet, wenn die Vertragsparteien entsprechend gleiche Verfahren vorgesehen haben. Auch wenn der Datensatz als vorrangiges Rechnungsformat gilt, ist die Visualisierung – lesbar für das menschliche Auge – gerade für Außenprüfungen der Finanzverwaltung wichtig. Zur Visualisierung gehört allerdings nicht, dass das elektronische Dokument zur Vorlage ausgedruckt wird (BFH, Beschluss v. 26.9.2007 - I B 53, 54/07, BStBl 2008 II S. 415; BMF, Schreiben v. 28.11.2019, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 157).
Das Konvertieren von elektronischen Rechnungsdateien in Inhouse-Formate ist weiterhin GoBD-konform, solange die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen statt nden. Bei einer Umwandlung müssen weiterhin beide Formatversionen aufbewahrt werden (BMF, Schreiben v. 28.11.2019, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 129).
An der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für Rechnungen und E-Rechnungen gem. § 14b UStG ändert sich nichts. Eine Verletzung dieser Aufbewahrungsfristen gilt nach § 26a Abs. 2 Nr. 2 UStG als Ordnungswidrigkeit, führt aber nicht zu einem Verlust des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG.
Sofern eine E-Rechnung per E-Mail verschickt wird, gilt diese als Transportmittel gleich einem Briefumschlag und ist nur zu archivieren, wenn sie zusätzlich buchhalterische Informationen beinhaltet. Ist das nicht der Fall, ist sie nach den GoBD nicht zwingend aufzubewahren (BMF, Schreiben v. 28.11.2019, BStBl 2019 I S. 1269, Rz. 121).
HINWEIS
Die automatische Verarbeitung von Rechnungen führt perspektivisch auch zu einer Vielzahl von „Dunkelbuchungen“, bei denen keine menschliche Unterstützung notwendig ist.
Hier sollten die Prozesse und Prüfmechanismen einwandfrei funktionieren. Regelmäßige stichprobenartige Prüfungen von Eingangsrechnungen und die Verifi kation der Einstellungen für die Umsatzsteuerfindung sollten daher fester Bestandteil der periodischen Umsatzsteuer-Compliance sein.
Zusammenfassung und Handlungsempfehlung
– wichtige Aspekte zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung:
- Neuformulierung der gesetzlichen Pflichten zur Rechnungsausstellung und der Rechnungsvereinheitlichung durch das Wachstumschancengesetz.
- Ab dem 01.01.2025: Empfangsverpflichtung gesetzlicher E-Rechnungen für alle Unternehmen und Freiberufler, auch Arztpraxen und andere Gesundheitseinrichtungen, bei inländischen B2B-Leistungen.
- Ab dem 01.01.2027: Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen mit einem Gesamtvorjahresumsatz von 800.000 Euro müssen E-Rechnungen erstellen und versenden. Bei einer Überschreitung dieser Grenze, stehen auch Ärzte in der Pflicht, E-Rechnungen z. B. für gutachterliche Tätigkeiten an Sozialversicherungsträger, Versicherungen sowie Städte und Kommunen
(u. a.) auszustellen. Gleiches gilt für Fachärzte für Arbeitsmedizin, die für ihre Tätigkeiten in Arbeitsschutz, Unfallverhütung und medizinischem Gesundheitsschutz Rechnungen an ihre Auftraggeber stellen. Wird die Grenze nicht überschritten, sind auch sonstige Rechnungen zulässig. - Ab dem 01.01.2028 ist für alle Unternehmen verpflichtend, eine elektronische Rechnung als strukturierter Datensatz bei inländischen B2B-Leistungen auszustellen.
- Die Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsausstellung dient der Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug, der Vereinheitlichung der Rechnungsausstellung und der Effizienzsteigerung der Finanzbuchhaltung.
- Die Einführung der E-Rechnung B2B ist die Voraussetzung für die Einführung einer Verpflichtung zur transaktionsbezogenen Meldung von Umsätzen im B2B-Bereich durch Unternehmer an ein bundeseinheitliches IT-System der Verwaltung.
HINWEIS
Die EN Norm 16931 wird derzeit bereits überarbeitet, sodass es nach Einführung der E-Rechnung zu weiteren Änderungen und technischen Anpassungen kommen kann. Aktuell gibt es vom Gesetzgeber noch keine öffentliche Software für diejenigen Unternehmer, die nur in geringem Maße Rechnungen ausstellen oder erhalten. So wird sich selbst der 70-jährige Vermieter oder Besitzer/Betreiber einer Photovoltaikanlage darum kümmern müssen, Rechnungen von Leistenden, z. B. Handwerkern, elektronisch empfangen und im Fall eines Photovoltaikanlagenbetreibers auch versenden zu können.
Für die Bevölkerung wäre eine Plattform wünschenswert, auf der das Versenden und Empfangen von E-Rechnungen flächendeckend möglich ist. Eine solche Lösung ist aktuell aber nicht absehbar.
Ärzten ist nach aktuellem Stand zu empfehlen, sich jetzt mit dem Thema E-Rechnung auseinanderzusetzen. Bereits das Einrichten einer separaten E-Mail-Adresse für den E-Rechnungseingang ist sinnvoll, um den Überblick zu behalten und Verarbeitung und Archivierung zu vereinfachen. Sprechen Sie mit Ihren Steuerberatern, welche Möglichkeiten bestehen – die großen Software- und IT-Dienstleister bieten bereits Lösungen für die Umstellung auf E-Rechnungen. Ihre Steuerberaterinnen und Steuerberater der meditaxa Group e. V. unterstützen Sie beim Übergang zur E-Rechnung.
Übersicht der Rechnungssoftware-Anbieter, die das Erstellen von E-Rechnungen unterstützen
DATEV: Die Softwareangebote der DATEV erfüllen bereits alle zukünftigen gesetzlichen Anforderungen und ermöglichen den Empfang, die Verarbeitung und den Versand von E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk. Mit DATEV Unternehmen online ist der Empfang und die Verarbeitung möglich. Um E-Rechnungen zu erstellen und zu senden, wird DATEV Auftragswesen next benötigt.
Weiterhin arbeitet das Unternehmen an einer E-Rechnungsplattform, die auch Nicht-DATEV-Kunden ansprechen soll.
ADDISON (Wolters Kluwer): Mit ADDISON SMART Connect Integration können die E-Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD empfangen, visualisiert, weiterverarbeitet und archiviert werden. Auch das Erstellen von XRechnungen ist möglich.
lexoffice (LEXWARE): Mit lexoffice können E-Rechnungen im Format XRechnung erstellt werden. Die Produktentwicklung bereitet sich auf die Einführung der E-Rechnung vor. Schulungen zum Thema E-Rechnung finden Sie auf der Website unter „Online-Fachschulungen“.
Weitere Anbieter:
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