Steuerliche Regelungen bei Betriebsveranstaltungen
01.11.2025
– wer fährt, wer kommt mit, wie wird versteuert?
Zu Betriebsveranstaltungen gehören alle Veranstaltungen innerhalb eines Unternehmens, die mit gesellschaftlichem Charakter auf betrieblicher Ebene durchgeführt werden und zu deren Teilnehmerkreis überwiegend Betriebsangehörige gehören.
Aufwendungen an einzelne Arbeitnehmer im Rahmen der Betriebsveranstaltung sind steuerfrei, wenn diese einschließlich Umsatzsteuer je Betriebsveranstaltung die 110-Euro-Freibetragsgrenze nicht überschreiten. Der darüber hinausgehende Betrag muss versteuert werden. Eine Pauschalversteuerung des übersteigenden Betrags (25 Prozent) durch die Arbeitgeber ist nach § 40 Abs. 2 EStG möglich. Wer zur Betriebsveranstaltung lädt, muss ggf. auch Anfahrts-/Reisekosten bei den Aufwendungen berücksichtigen und die steuerlichen Regelungen für Begleitpersonen beachten. Was hier gilt, haben wir für Sie auf den Punkt gebracht:
Wer fährt?
Organisieren Arbeitnehmer die Anreise zur Betriebsveranstaltung eigenständig, können Arbeitgeber die extra anfallenden Reisekosten (Fahrt- und Übernachtungskosten sowie Verpflegungsmehraufwendungen) zusätzlich (über die 110-Euro-Grenze hinaus) steuerfrei nach den allgemeinen Reisekostengrundsätzen erstatten, wenn: die Veranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, der Arbeitnehmer wegen der Betriebsveranstaltung anreisen muss und der Arbeitnehmer seine An- und Abreise selbst organisiert. In diesem Fall gehören die Reisekosten nicht zu den Kosten der Betriebsveranstaltung und fallen nicht unter die 110-€-Freibetragsberechnung. Übernehmen Arbeitgeber die An- und Abreise (z. B. durch einen Shuttle-Service), gehören die von den Arbeitgebern übernommenen Übernachtungs- und Fahrtkosten zu den Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung. Diese müssen in den 110-Euro-Freibetrag p. P. eingerechnet und den jeweiligen Teilnehmern der Veranstaltung zugeordnet werden können.
HINWEIS
Insbesondere bei größeren Betrieben organisieren Arbeitgeber aus Kostengründen häufig die Anreise auswärtiger
Arbeitnehmer zum Veranstaltungsort und es wird ggf. auch ein Kontingent für Hotelübernachtungen gebucht. Das Bundesministerium für Finanzen lehnt es ab, dass in solchen Fällen eine zusätzliche steuerfreie Reisekostenerstattung möglich ist. Vielmehr fließen die Beträge in die Kosten ein, die beim 110-€-Freibetrag erfasst werden müssen.
Wer kommt noch mit?
Neben den Ausgaben für die jeweiligen Arbeitnehmer können auch Aufwendungen für Begleitpersonen (z. B. Ehe-/Lebenspartner, Kinder u. a. Begleitpersonen) lohnsteuerfrei bleiben. Die auf die Begleitpersonen entfallenen anteiligen Kosten müssen zuordenbar sein und sind ausdrücklich zum 110-Euro-Freibetrag der entsprechenden Arbeitnehmer anzurechnen. Begleitpersonen erhalten nicht einfach einen separaten 110-Euro-Freibetrag – eine Vervielfältigung um die Anzahl der teilnehmenden Angehörigen ist nicht zulässig.
Beispiel: Die Veranstaltungskosten für eine betriebliche Weihnachtsfeier zu der mit Begleitperson eingeladen wird, betragen 10.000 €. Es nehmen 75 Arbeitnehmer teil. Von diesen bringen 25 Personen jeweils eine Begleitperson mit, also insgesamt 100 Personen. Die Kosten werden auf die Gesamtteilnehmeranzahl – also 100 Teilnehmende – verteilt: 100 € pro Person. Für diejenigen Arbeitnehmer, die ohne Begleitung teilgenommen haben, bleibt die Betriebsveranstaltung lohnsteuerfrei. Für alle Arbeitnehmer mit Begleitperson werden 200 € angesetzt (100 € pro Arbeitnehmer/in + 100 € für Begleitperson). Sie liegen damit über dem 110-€-Freibetrag. Lohnsteuerpflichtig ist nur der übersteigende Betrag von jeweils 90 €.
HINWEIS
Für den steuerlichen Freibetrag von 110 € p. P. zählt die Anzahl der tatsächlich anwesenden Arbeitnehmer (+ Begleitpersonen). Vergebliche Aufwendungen von Arbeitgebern für sog. „No-Shows“, also für geladene Mitarbeiter, die nicht zur Betriebsveranstaltung erschienen sind, sind den Arbeitnehmern (+ Begleitpersonen) zuzurechnen, die wirklich anwesend waren (BFH-Urteil vom 29.04.2021, Az. VI R 31/18). Auch dann, wenn sich Mitarbeiter für eine Betriebsfeier angemeldet
haben und einfach nicht erschienen sind.
Wichtiges zur Versteuerung von Betriebsveranstaltungen
Übersteigen die Gesamtkosten p. P. den 110-Euro-Freibetrag p. P., zählt der übersteigende Teil als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Arbeitgeber haben bei mehreren Betriebsveranstaltungen das steuerliche Wahlrecht, ob pauschal oder individuell versteuert werden soll. Versteuern Arbeitgeber eine Zuwendung anlässlich einer Betriebsveranstaltung individuell, handelt es sich um beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Eine steuerfreie oder eine von Arbeitgebern pauschal besteuerte Zuwendung anlässlich einer Betriebsveranstaltung stellt hingegen kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung dar. Wird die Wahl der Versteuerung nachträglich geändert (pauschal oder individuell), wirkt sich das auf die Beitragspflicht in der Sozialversicherung aus. Der Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen kann nach § 40 Abs. 2 EStG pauschal mit 25 Prozent versteuert werden. Maßgeblich ist, zu welchem Zeitpunkt die Lohnsteuerbescheinigung ausgestellt wird. Eine beitragsrechtliche Korrektur ist nur bei einer steuerrechtlichen Korrektur durch die Arbeitgeber bis zur Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung möglich. Dafür ist der 28. Februar des Folgejahres als spätester Termin vorgesehen.
Beispiel:
- Betriebsausflug im März 2025, Kosten p. P.: 20 €; Abrechnung als steuer- und beitragsfreie Zuwendung.
- Sommerfest im August 2025, Kosten p. P.: 80 €; Abrechnung als steuer- und beitragsfreie Zuwendung.
- Weihnachtsfeier im Dezember 2025, Kosten p. P.: 100 € – für die Zuwendungen an Arbeitnehmer, die bereits an den beiden ersten Veranstaltungen teilgenommen haben, bleibt neben der individuellen Versteuerung nur die Möglichkeit der Pauschalversteuerung.
Für die Aufwendungen des Betriebsausflugs im März kann auch rückwirkend die Pauschalversteuerung angewandt werden, somit wären die Kosten der Weihnachtsfeier steuerfrei. Wird diese Abwicklung bis zur Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung vorgenommen – also bis spätestens 28. Februar 2026 – bleiben die Zuwendungen der drei Betriebsveranstaltungen beitragsfrei in der Sozialversicherung.
meditaxa Redaktion