Dringender Handlungsbedarf bei Bareinnahmen

Auch Praxissoftwares für (Zahn-)Ärzte unterliegen unter gewissen Voraussetzungen der TSE-Pflicht: Unternehmer, die Barumsätze verbuchen, müssen aus steuerlichen Gründen Aufzeichnungen über Einnahmen, Ausgaben, Einlagen und Entnahmen tätigen – unabhängig von Höhe und Häufigkeit.


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Seit dem 01. Januar 2020 besteht die gesetzliche Pflicht, dass jedes eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem sowie die damit zu führenden digitalen Aufzeichnungen durch eine sog. zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen sind (§ 146a Absatz 1 Satz 1 AO i. V. m. § 1 Satz 1 KassenSichV). Die TSE muss aus einem Sicherheitsmodul (feste Installation oder USB-Stick), einem Speichermedium (lokale Festplatte oder Cloud) und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle (genormte Software zum Auslesen) bestehen.

Einige Softwarehersteller argumentieren, dass die von ihnen angebotene Software kein „elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des §146a AO i. V. m. § 1 Satz 1 KassenSichV“ darstellt, da es sich nicht um eine „Registrierkasse“ handele.
Für die gesetzliche Vorgabe zur Sicherung des Systems mit einer TSE ist das jedoch nicht ausschlaggebend. Steuerfahnder, Betriebsprüfer und Finanzrichter bestätigen, dass die Argumentation entsprechender Hersteller als unrichtig einzustufen ist und eine dahingehende Prüfung Hinzuschätzungen und Bußgelder als Konsequenzen nach sich ziehen kann. Zwar können auch die Hersteller, die eine unzulässige Software vertreiben, belangt werden, was jedoch für die steuerrechtlichen Konsequenzen der Steuerpflichtigen unerheblich ist.


HINWEIS

Aufgrund der Fülle und Unterschiede bei Praxissoftwares für (Zahn-)Ärzte ist es nicht möglich, in diesem Artikel eine konkrete Auskunft über die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Praxissoftware im Zusammenhang mit der Erfassung von Bareinnahmen zu geben. Um in diesem Kontext Konflikte mit dem Finanzamt auszuschließen, wird dringend empfohlen, ab sofort auf Barzahlungen in der Praxis zu verzichten. Sofortzahlern sollte, wenn möglich, eine Kartenzahlung angeboten werden.

Andere Hersteller bieten aufgrund der TSE-Pflicht für Praxissoftwares von (Zahn-)Ärzten eine entsprechende Nachrüstung an, die ca. 400 bis 800 Euro kosten kann. Alternativ dazu werden bei manchen Softwares auch Modelle in Form von Abonnements angeboten, die eine zusätzliche monatliche Gebühr nach sich ziehen.

Was ist zu tun, wenn auf die Barzahlung nicht verzichtet werden kann?

Vorab: Zu Dokumentationszwecken sollte die gesamte Kommunikation mit Ihrem Softwarehersteller unbedingt schriftlich durchgeführt und sämtliche Ergebnisse sicher archiviert werden.
Prüfen Sie, ob es in Ihrer Praxissoftware eine elektronische Erfassungsmöglichkeit für Bareinnahmen gibt. Sollten Sie sich hier unsicher sein, setzen Sie sich mit Ihrem Softwareanbieter in Verbindung.

  • Sofern Bareinnahmen in Ihrer Praxissoftware mit erfasst werden, bzw. erfasst werden können, muss die Software mit einer TSE ausgerüstet sein. Hierbei ist es unerheblich, ob die Baraufzeichnungen in der Software bewusst geführt werden oder nicht, alleine die Möglichkeit dazu reicht aus. Eine etwaige zusätzliche papierhafte Erfassung ist in diesem Falle zweitrangig.
  • Manche Softwareanbieter bieten zwar keine Nachrüstung der Praxissoftware mit einer TSE an, ermöglichen es jedoch, das Modul zur Erfassung der Bareinnahmen in der Software deaktivieren zu lassen. Ist das entsprechende Modul in der Software deaktiviert, ist eine TSE nicht erforderlich. Bareinnahmen können dann mittels Kassenbuch online, Papierkassenbuch oder Baraufzeichnungen erfasst werden.

Informieren Sie sich zeitnah und ergreifen gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen, denn dieses Thema rückt zusehends in den Fokus der Finanzämter.

Die hier genannten neuen gesetzlichen Verpflichtungen können bei Verstößen bereits als Steuergefährdung sanktioniert werden. Bei solchen Ordnungswidrigkeiten ist nun eine Geldbuße bis zu 25.000 Euro möglich. Diese greifen, wenn ein technisches System eingesetzt wird, das nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht und/oder eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung in elektronischen Aufzeichnungssystemen fehlt oder nicht richtig verwendet wird. Die sonstigen, auch steuerstrafrechtlichen, Sanktionierungsmöglichkeiten bleiben weiterhin bestehen.

Ihr Fachkreis der meditaxa Group e. V. steht Ihnen für weitergehende Fragen zu diesem Thema zur Verfügung. Wenden Sie sich gerne und jederzeit an uns.

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