Betriebsprüfung: So können Niedergelassene Schätzungen des Finanzamts vermeiden

Die Betriebsprüfung in der Praxis oder Apotheke deckt Versäumnisse und Fehler bei Buchhaltung und Dokumentation von Belegen „ungeschminkt“ auf – die Konsequenz: Eine Schätzung des Umsatzes durch das Finanzamt. Dann wird nach oben korrigiert und es kann richtig teuer werden.

Das Bundesministerium der Finanzen hat in einem ausführlichen Schreiben am 14. November 2014 festgelegt, welche „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) steuerpflichtige Unternehmungen zu beachten haben. Diese Grundsätze sind für die Finanzämter verbindlich und es ist sicher, dass deren Einhaltung einen Schwerpunkt in zukünftigen Betriebsprüfungen bilden wird.


Die Anforderungen an die steuerrechtlich relevanten Systeme und Prozesse der elektronischen Datenverarbeitung gehen dabei über die Aufgabenbereiche der Buchführung und Jahresabschlusserstellung hinaus, mit denen zumeist der Steuerberater beauftragt wurde. Sie betreffen auch die sogenannten Vor- und Nebensysteme, die Ärzte in Ihrer Praxis einsetzen. Dabei handelt es sich um alle betrieblichen Systeme, Apparaturen oder Ähnliches, die für die Buchführung relevante Daten generieren und empfangen. Das ist beispielsweise die Software, mit der Abrechnungen erstellt und Rechnungen geschrieben werden, das Kassensystem, mit dem bare Geschäftsvorfälle aufgezeichnet werden oder das Programm für den Empfang und Versand von E-Mails. Im Folgenden sehen wir uns einige Spannungsfelder aus den Anforderungen der Finanzverwaltung und den in der Praxis häufig zu beobachtenden Prozessen an.


Revisionssicherheit der steuerrechtlich relevanten Vor- und Nebensysteme
Alle in der Praxis eingesetzten Datenverarbeitungsysteme müssen revisionssicher sein: Gefordert wird, dass alle empfangenen und generierten Daten und Dokumente unveränderbar gespeichert werden. Für den Fall, dass Änderungen nach der Archivierung vorgenommen werden, sind diese zu protokollieren, damit nachvollziehbar ist, was im Einzelnen geändert wurde. Die Erfassung und unveränderbare Speicherung aller Daten und Dokumente hat dabei zeitnah zu erfolgen. Sie muss für den gesamten – in der Regel zehnjährigen Aufbewahrungszeitraum – gewährleistet sein.

Beispiele

  • Angebote oder Ausgangsrechnungen müssen ab dem Zeitpunkt unveränderbar archiviert werden, wenn sie an Ihre Patienten verschickt werden.
  • Buchungsbelege, zum Beispiel Eingangs- und Ausgangsrechnungen, müssen monatlich in der Buchhaltung erfasst und unveränderbar festgeschrieben werden.

Ist die Unveränderbarkeit einmal gespeicherter Dokumente nicht gewährleistet, geht das Finanzamt generell von der Möglichkeit einer Manipulation aus, d. h. es ist nicht zweifelsfrei nachvollziehbar, ob eine vorgelegte Rechnung zum Prüfungszeitpunkt mit der tatsächlich gestellten Rechnung übereinstimmt. Allein die theoretische Möglichkeit der Manipulation ist ausreichend, dass Umsatzhinzuschätzungen im Rahmen einer Betriebsprüfung vorgenommen werden. Die Finanzverwaltung geht davon aus, dass nahezu sämtliche im Heilberufebereich verfügbaren Abrechnungsprogramme diese Anforderungen noch nicht erfüllen.

Einsatz von MS-Word und MS-Excel
Nicht GoBD-konform sind alle Dokumente, die in Word oder Excel erfasst und als Datei in einem normalen Dateimanager und nicht zeitnah in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) gespeichert werden. Das gilt für alle steuerrechtlich relevanten Dokumente, wie zum Beispiel für Ausgangsrechnungen oder Kassenbücher. Da in Word oder Excel erstellte Dokumente ohne revisionssichere Archivierung jederzeit überschrieben werden können, ohne dass diese Änderungen dokumentiert werden, genügen diese nicht den Anforderungen der Finanzverwaltung.

E-Mail-Empfang und Portalabrufe
Da heutzutage auch immer mehr Belege als E-Mail-Anhang empfangen oder aus Portalen abgerufen werden, gelten auch hier die vorgenannten Anforderungen. Auch diese Dateien müssen unveränderbar gespeichert werden. Die Speicherung einer PDF-Datei im Dateimanager ist nicht ausreichend und parallel ist zu prüfen, ob gegebenenfalls die E-Mail selbst als Beleg zu werten ist. Hat die E-Mail nicht nur die Funktion eines Briefumschlags, sondern enthält sie ebenfalls rechnungsrelevante Informationen, ist die E-Mail ebenfalls als Beleg zu archivieren. In diesem Zusammenhang ist insbesondere auf den Grundsatz der sogenannten Formattreue hinzuweisen: Originär elektronisch empfangene Belege (Rechnungen, Kontoauszüge, usw.) müssen digital archiviert werden. Die Archivierung des Papierausdrucks eines elektronisch empfangenen Dokuments entspricht nicht den Anforderungen der GoBD und wird seitens der Finanzverwaltung als formeller Fehler der Buchführung gewertet.

Verfahrensdokumentation
Aufgrund des Umfangs und der Komplexität der eingesetzten elektronischen Systeme und Prozesse in der Praxis verlangt die Finanzverwaltung, dass diese in einer sogenannten Verfahrensdokumentation detailliert beschrieben werden. Darin müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnis des datenverarbeitungsgestützten Verfahrens schlüssig dargestellt werden. Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Gesamtüberblick über die eingesetzten Systeme und Prozesse verschaffen können.
Fehlt die Verfahrensdokumentation, heißt das nicht zwangsläufig, dass es zu einer Hinzuschätzung oder gar der Verwerfung der gesamten Buchhaltung kommt. Es ist dennoch ratsam, bereits im Vorfeld eine Dokumentation über die eingesetzten Systeme und Prozesse zu erstellen. Abgesehen von der Chance, bestehende Fehler und Verbesserungsmöglichkeiten der internen Prozesse rechtzeitig zu erkennen, kann es durchaus sein, dass bei einer Betriebsprüfung formelle oder materielle Beanstandungen auftreten, und eine fehlende Verfahrensdokumentation nachteilige Auswirkungen hat oder schätzungserhöhend wirkt

MIT FREUNDLICHER EMPFEHLUNG

Marc-Andreas Hustedt
Mitglied im Vorstand der meditaxa Group e.V.
Dipl.-Finanzwirt, Steuerberater und Fachanwalt für Steuerrecht.

Hammer & Partner
Steuerberatungsgesellschaft mbB


Quelle: meditaxa Redaktion

Diese Webseite verwendet Cookies. Durch die Nutzung der Webseite stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu. Datenschutzinformationen