Rechtsgrundlagen der A1-Bescheinigung

Eine Kontrolle ohne gültige A1-Bescheinigung kann teuer werden: bis zu 10.000 Euro Verwarnungsgeld und der Zutritt zum Firmen- oder Messegelände kann versagt werden. Kontrollen finden aktuell verstärkt an Flughäfen und in Hotels statt. Umso wichtiger ist es, sich rechtzeitig vor dem nächsten Auslandsaufenthalt mit dem Thema A1-Bescheinigung auseinanderzusetzen.

Grundsätzliches zum A1-Verfahren
Jede Entsendung eines Arbeitnehmers ins Ausland wir_ arbeits-, lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Fragen auf. Generell gilt: Jeder EU-Mitgliedsstaat hat sein eigenes Sozialversicherungssystem. Theoretisch würde es bei einem Auslandsaufenthalt für eine Person, die dort tatsächlich eine Beschäftigung ausübt, bedeuten, auch dort Versicherungsbeiträge nach dem jeweiligen Sozialversicherungssystem des Einsatzlandes zu zahlen. Damit nicht in mehreren Mitgliedstaaten Versicherungsbeiträge gezahlt werden müssen, regelt als Ausnahme von diesem Prinzip § 4 SGB IV die Anwendung der deutschen Rechtsvorschriften zur Sozialversicherung bei einer Entsendung aus Deutschland heraus.

HINWEIS
§ 5 SGB IV schließt bei einer Entsendung eines Arbeitnehmers von einem ausländischen Unternehmen nach Deutschland die Anwendung der deutschen Rechtsvorschriften aus.

Somit gelten bei einem vorübergehenden grenzüberschreitendem Arbeitseinsatz innerhalb der EU jeweils die Rechtsvorschriften nur eines EU-Mitgliedsstaates. Als Nachweis, dass für Entsendungen ins Ausland die versicherungsrechtlichen Regelungen des Entsendestaates weiter gelten, wurde 2010 die A1-Bescheinigung (akkurate Bezeichnung: „Bescheinigung über die anzuwendenden Rechtsvorschriften (A1)“) eingeführt. Eine Entsendung im Sinne der Sozialversicherung ist sowohl bei Arbeitnehmern als auch im Rahmen einer selbständigen Erwerbstätigkeit möglich.

HINWEIS

Selbst wer in grenznahen Gebieten wohnt und mit dem Firmen- oder Praxisfahrzeug zum Tanken ins benachbarte EU-Land fährt, riskiert bereits eine Geldstrafe, sollte er keine gültige A1-Bescheinigung für den kurzen Aufenthalt vorweisen können.

Das A1-Verfahren
Arbeitgeber müssen vor der Entsendung einer Arbeitnehmerin oder eines Arbeitnehmers die für sie oder ihn zuständige Einzugsstelle über die Entsendung informieren. Ebenso verhält es sich mit Niedergelassenen, die eine Dienstreise ins Ausland planen. Die jeweilige Einzugsstelle prüft bei Entsendungen innerhalb der EU, ob die Entsendung im Sinne der Verordnung (EG) 883/2004 vorliegt und ob die deutschen Rechtsvorschriften für die Zeit der Auslandsbeschäftigung weiterhin anzuwenden sind. Als Beleg, dass für den Entsandten weiterhin ausschließlich das Sozialversicherungsrecht des Entsendestaates gilt, muss eine A1-Bescheingung beantragt und als Nachweis über den in Deutschland bestehenden Sozialversicherungsschutz des Entsandten während des Auslandsaufenthaltes mitgeführt werden.

Bei der Beantragung und Mitführung der A1-Bescheinigung kommt es nicht darauf an, ob der Aufenthalt nur mehrere Stunden dauert oder ob es sich um einen mehrmonatigen Arbeitseinsatz im Ausland handelt. Grundsätzlich ist also bei jedem beruflich bedingten Grenzübertritt eine A1-Bescheinigung zu beantragen und mitzuführen.

HINWEIS

Wird ein EU-Land lediglich als Transitland durchquert, ist für dieses keine A1-Bescheinigung zu beantragen.

Beispiel
Ein Arzt fährt zu einer Tagung nach Belgien und durchfährt dabei die Niederlande, so muss er folglich nur für Belgien eine A1-Bescheinigung beantragen und mitführen.

Achtung: Erfolgt auf dem Weg nach Belgien ein Stopp in den Niederlanden, z. B. für ein kurzes Treffen unter Kollegen, muss jeweils eine A1-Bescheinigung für beide EU-Länder beantragt und mitgeführt werden.

Entsendungen im sozialversicherungsrechtlichen Sinn
Für das Sozialversicherungsrecht richtet sich die Definition des Begriffs der Entsendung ausschließlich nach § 4 SGB IV – egal, ob eine Entsendung im politischen oder wirtschaftlichen Sinne als Dienstreise, Versetzung oder Abordnung bezeichnet wird. § 4 SGB IV regelt, dass die Vorschriften über die Versicherungspflicht in der deutschen Sozialversicherung auch dann gelten, wenn ein Entsandter im Rahmen eines in Deutschland bestehenden Beschäftigungsverhältnisses ins Ausland entsandt wird. Gleiches gilt beispielsweise auch für Niedergelassene mit Praxissitz in Deutschland.

HINWEIS

Der Begriff Entsendung wird im Arbeits- und Steuerrecht für längerfristige mehrmonatige oder sogar mehrjährige Beschäftigungen im Ausland verwendet. Im Sinne der Sozialversicherung erfüllt bereits ein kurzer Aufenthalt im Ausland –  die Teilnahme an einer Besprechung –  den sozialversicherungsrechtlichen Tatbestand einer Entsendung.

§ 4 SGB IV gilt für Arbeitnehmer (bspw. angestellte Ärzte) eines Unternehmens (bspw. Krankenhauses) in Deutschland wenn:

• Es sich um eine Entsendung im Rahmen eines in Deutschland bestehenden Beschäftigungsverhältnisses handelt und
• Die Dauer der Beschäftigung im Ausland im Voraus oder durch ihre Eigenart zeitlich begrenzt ist.

 Die Entsendung im Rahmen eines inländischen Beschäftigungsverhältnisses im Sinne der Sozialversicherung, beispielsweise für angestellte Ärzte, setzt voraus, dass die Beschäftigung durch ein Unternehmen (eine Arztpraxis, ein Krankenhaus, MVZ, eine Klinik, usw.) mit Sitz in Deutschland erfolgt. Die Rechtsform des Unternehmens spielt hierbei keine Rolle. Die Bedeutung des Begriffs „Sitz“ im Sinne der EG-Verordnung Nr. 883/2004 wurde dahingehend definiert, dass damit der satzungsgemäße Sitz gemeint ist, an dem die wesentlichen Entscheidungen des Unternehmens getroffen und die zentrale Verwaltung vorgenommen wird.
Mit dem Begriff „Beschäftigung“ ist eine nichtselbstständige Tätigkeit nach § 7 gemeint (eine wirtschaftliche und persönliche Abhängigkeit und eine Tätigkeit nach Weisungen und Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Arbeitgebers).
Der nur vorübergehend im Ausland Beschäftigte muss organisatorisch weiterhin im Betrieb in Deutschland eingegliedert bleiben. Ein weiteres Merkmal für eine Entsendung ist, dass die Arbeitsentgeltzahlungen weiterhin durch das Unternehmen im Inland erfolgen.
Nach der höchstrichterlichen Rechtsprechung wird für das weitere Bestehen eines Beschäftigungsverhältnisses im Inland insbesondere vorausgesetzt, dass:

• Der oder die Entsandte weiterhin organisatorisch in den Betrieb des Entsenders eingegliedert ist; wesentliche Elemente des Beschäftigungsverhältnisses weiter erfüllt werden.
• Sich der Anspruch auf Arbeitsentgelt weiterhin gegen den entsendenden Arbeitgeber richtet und dieser das Arbeitsentgelt seines Entsandten weiterhin wirtschaftlich trägt und als Betriebsausgabe steuerlich geltend macht.

Die Voraussetzungen sind grundsätzlich im Einzelfall zu prüfen.

Bei einer Prüfung ist die faktische Ausgestaltung der Weisungsverhältnisse von wesentlicher Bedeutung – bleibt der entsendende Arbeitgeber allein weisungsbefugt, ist von einer Eingliederung des Arbeitnehmers in das Unternehmen des entsendenden Arbeitgebers auszugehen. Wesentlich ist hierbei der Entgeltanspruch des Entsandten – richtet sich dieser weiterhin gegen den Arbeitgeber im Inland und trägt dieser ihn wirtschaftlich auch über die Dauer des Auslandeinsatzes – ist grundsätzlich von einem Beschäftigungsverhältnis auszugehen.

Beispiel
Eine in einer Klinik mit Sitz in Deutschland angestellte Ärztin wird zeitlich befristet in eine „Tochterklinik“ in der Schweiz entsandt. Der Arbeitsvertrag mit der deutschen Klinik wird für den Zeitraum der Auslandstätigkeit ausgesetzt, die Ärztin schließt für die Dauer des Einsatzes einen Arbeitsvertrag mit der Klinik in der Schweiz ab. Darin ist unter anderem geregelt, dass die Ärztin den Weisungen der Tochterklinik unterliegt und die Entgeltzahlungen von dieser auch getragen und an die Ärztin gezahlt werden. Demnach liegt keine Entsendung vor, da ein ausgesetztes Beschäftigungsverhältnis mit der deutschen Klinik keine ausreichende arbeitsrechtliche Bindung darstellt, um die Anwendung der Rechtsvorschriften des Entsendestaates zu begründen. Somit unterliegt die Ärztin den Rechtsvorschriften, die in der Schweiz gelten.

 Zeitliche Vorgaben der Entsendung
Wird der im Voraus zeitlich begrenzte Auslandseinsatz für eine wiederum im Voraus begrenzte Zeit verlängert, kann weiterhin von einer Entsendung ausgegangen werden. Weitere Verlängerungen – sogenannte Kettenentsendungen – sollten sich allerdings nicht anschließen. Die zeitliche Begrenzung einer Entsendung sowie Angaben über die Eigenart der Beschäftigung sind schriftlich niederzulegen.

Nach Artikel 12 Abs. 1 der EG-Verordnung Nr. 883/2004 handelt es sich auch um eine Entsendung in einen anderen EU-Mitgliedsstaat, nach Island, Norwegen, Liechtenstein oder in die Schweiz, wenn die Dauer des Aufenthalts die Höchstgrenze von 24 Monaten nicht übersteigt. Ist von vornherein abzusehen, dass der Einsatz im Ausland länger dauern wird, liegt der Tatbestand einer Entsendung nicht vor. Selbst eine kurzzeitige Aussetzung der Tätigkeit während des Entsendezeitraums – aufgrund von Krankheit, Urlaub, usw. – stellt keine Unterbrechung dar, die eine Verlängerung der Entsendung rechtfertigt. Der Zeitraum der Entsendung beginnt und endet genau zum beantragten Termin.

HINWEIS

Ausnahmeregelungen für Einzelfälle, bei denen die Entsendung die Höchstdauer von 24 Monaten übersteigt, können unter gewissen Umständen vereinbart werden, sofern sich während des Entsendezeitraumes eine Verlängerung des Aufenthalts abzeichnet. Hierzu wendet sich der Arbeitgeber oder der eingebundene steuerliche Berater an die DVKA, um eine Einzelfallprüfung einzuleiten. Stimmen in der Einzelfallprüfung die beiden betroffenen Mitgliedstaaten der Ausnahmenregelung zu, gelten für den Entsandten auch ab dem 25. Monat weiterhin die Rechtsvorschriften des Entsendestaates. Ist dies nicht der Fall, unterliegt der Entsandte mit Ablauf der 24 Monate-Frist dem ausländischen Sozialversicherungsrecht

Durch die EG-Verordnung Nr. 883/2004 werden, sofern die Regelungen eine Zuordnung zum deutschen Recht vorsehen und sich der Versicherungsschutz des Arbeitnehmers oder des Selbstständigen während seines Einsatzes im EU-Raum weiterhin nach den deutschen Rechtsvorschriften richtet, folgende Versicherungsbereiche abgedeckt:
Leistungen bei Krankheiten (Pflegebedürftigkeit, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall), Mutterschaft, Invalidität, Arbeitsunfällen, Berufskrankheiten und Arbeitslosigkeit sowie an Hinterbliebene im Falle des Ablebens des Entsandten. Sterbegeld, Vorruhestandsleistungen und Familienleistungen werden ebenfalls mit der Verordnung Nr. 883/2004 abgedeckt.

Beantragung einer A1-Bescheinigung
Für die Beantragung und Ausstellung von A1-Bescheinigungen sind in Deutschland folgende Stellen zuständig:

• Gesetzliche Krankenkasse des Arbeitnehmers. Ob der Arbeitnehmer pflichtversichert oder freiwillig gesetzlich versichert ist, oder ob eine Familienversicherung besteht, spielt dabei keine Rolle.
• Träger der gesetzlichen Rentenversicherung – sofern der Arbeitnehmer nicht gesetzlich krankenversichert ist – DRV Bund, DRV Knappschaft-Bahn-See, oder der zuständige Regionalträger der DRV.
• Arbeitsgemeinschaft Berufsständischer Versorgungseinrichtungen e. V. (ABV) in Berlin, zum Beispiel für Mitglieder in einem berufsständischen Versorgungswerk, die nicht gesetzlich krankenversichert sind.

Besonderheiten beachten
Für in Deutschland beschäftigte Arbeitnehmer, die regelmäßig eine gewöhnliche Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedsstaaten ausüben – ein Beschäftigungstag im Monat oder fünf Beschäftigungstage im Quartal – ist die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) in Bonn für die Feststellung des anwendbaren Rechts zuständig. Anders als bei der Entsendung erfordert bei der gewöhnlichen Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedsstaaten nicht jeder Auslandseinsatz eine eigene A1-Bescheinigung.
Für die Beantragung bei der jeweils zuständigen Antragsstelle ist von einer Bearbeitungszeit von mindestens drei Arbeitstagen auszugehen. Es empfiehlt sich also, die Bescheinigung so frühzeitig wie möglich vor der geplanten Entsendung zu beantragen. Auch Ihr Steuerberater kann das Antragsverfahren bei der jeweiligen Stelle einleiten.
Für Unternehmen, die einen Arbeitnehmer nur kurzzeitig zu einem Auslandseinsatz entsenden müssen, beispielsweise zu einer mehrstündigen Besprechung, bedeutet in dem Fall die Beantragung einer A1-Bescheingung in Relation zum Arbeitseinsatz einen enormen bürokratischen Aufwand. Mit einer Stellungnahme des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales wurde darauf hingewiesen, dass nach geltendem Recht nicht in jedem Fall einer kurzfristigen oder kurzzeitigen Tätigkeit im Ausland eine A1-Bescheinigung zwingend erforderlich sei und ein Ermessen der Mitgliedsstaaten besteht.
Bei Arbeitseinsätzen in Frankreich und Österreich ist jedoch eine Beantragung der A1-Bescheinigung aufgrund der strengen nationalen Vorschriften und den Strafen bei Nichtmitführung einer A1-Bescheinigung zwingend notwendig. Allerdings sehen beide Länder von einer Geldstrafe im Falle einer Prüfung ab, sofern nachgewiesen werden kann, dass die entsprechende A1-Bescheinigung vor der Entsendung vom Arbeitgeber beantragt wurde.

Das elektronische A1-Verfahren
Seit dem 01.01.2019 ist für das Antrags- und Bescheinigungsverfahren das elektronische A1-Verfahren verpflichtend. Anträge auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung müssen auf elektronischem Weg durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragungswege an die jeweils zuständige Stelle übermittelt werden. Die Anträge auf Ausstellung kann sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Steuerberater übernommen werden.
Für das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 haben der GKV-Spitzenverband und die Deutsche Rentenversicherung die Anforderungen für den Übertragungsweg, die zuständigen Stellen in Deutschland, die verschiedenen Nachrichtentypen, die Annahmestellen sowie die gestaffelte Umsetzung des Verfahrens in den „Gemeinsamen Grundsätzen für das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 nach § 106 SGB IV“ genauer ausgeführt.
Die elektronisch erteilte A1-Bescheinigung ist – bei Beschäftigten – vom Arbeitgeber unverzüglich dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Bei beruflichen Tätigkeiten im Ausland ist die erteilte A1-Bescheinigung jederzeit mitzuführen. Eine schriftliche Antragsbestätigung über den Eingang der elektronisch beantragten A1-Bescheinigung ist voraussichtlich für Januar 2020 geplant. Nach Eingang des Antrags erhält entweder der Arbeitgeber oder der Steuerberater einen schriftlichen Ausdruck der Bestätigung nach Antragsstellung, die dem Arbeitnehmer auch bei sehr kurzfristig geplanten Dienstreisen mitgegeben werden kann.

Fazit: Generell gilt, ob Niedergelassene oder angestellte Ärzte, bei einem beruflich bedingten Auslandsaufenthalt im EU-Raum, und sei er noch so kurz, ist eine A1-Bescheinigung notwendig. Da es sich hierbei um ein sehr komplexes Thema handelt, steht Ihnen Ihr Steuerberater bei allen Fragen zum A1-Verfahren gerne zur Seite, damit der nächste geschäftliche Auslandsaufenthalt am Ende kein teures Vergnügen wird.

ÜBERSICHT

Für folgende EU/EWR-Mitgliedsstaaten gilt die EG-Verordnung Nr. 883/2004 über soziale Sicherheit innerhalb der EU:

EU-Mitgliedsstaaten: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Deutschland, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Großbritannien*, Irland, Italien, Kroatien, Lettland, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien, Ungarn und der griechische Teil von Zypern.

EWR-Mitgliedsstaaten: Island, Liechtenstein, Norwegen, Schweiz

* Bezüglich des bevorstehenden Brexit von Großbritannien stehen aktuell keine sicheren Informationen über zukünftige sozialversicherungsrechtliche Regelungen zur Verfügung. Bisher wurde noch kein Abkommen für das Rechtsverhältnis zwischen der EU und Großbritannien für die Zeit nach dem Brexit getroffen. Ihr Steuerberater hält Sie diesbezüglich gerne auf dem Laufenden.

Meditaxa Redaktion