Den Kopf in den Sand stecken?

01. Mai 2020


Nicht systemrelevante Betriebe und Geschäfte haben geschlossen, Mitarbeiter werden entweder auf Kurzarbeit gesetzt oder für ein paar Wochen beurlaubt. Alles nicht Notwendige wird abgesagt oder verschoben.
Kann man dem erzwungenen Leerlauf auch etwas Gutes abgewinnen?

Im Dezember 2019 kamen die ersten Meldungen vom neuartigen Coronavirus: Großstädte in China wurden zu Geisterstädten. Mitte März wurde der sogenannte „Lock-Down“ dann auch in Deutschland ausgerufen. In vielen Praxen herrscht aufgrund von Reduzierung auf das Notwendige zeitweise Leerlauf. Um diesen Leerlauf zu kompensieren und um das Praxisteam vor lähmender Untätigkeit zu bewahren, gilt es, die frei gewordene Zeit sinnvoll zu nutzen.

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Bevor man also den Kopf in den Sand steckt, sollte man sich folgende Fragen stellen:

  • Wie gut ist die eigene Praxis wirtschaftlich aufgestellt?
  • Lässt sich die Krise ohne große Verluste überstehen?
  • Müssen Praxismitarbeiter unbedingt kurzarbeiten oder sogar beurlaubt werden?
  • Wie kann die aufkommende Leerlaufzeit sinnvoll genutzt werden?


Unerledigtes angehen
Auch in Arztpraxen  gibt es einen gewissen Stau an unerledigten Aufgaben: Neustrukturierung von Arbeitsprozessen, die Umorganisierung des internen Workflows oder manchmal auch nur das „Ausmisten“ eines Lagerraums. Die Aufgabengebiete sollten in Ruhe betrachtet und den entsprechenden Praxismitarbeitern zugeteilt werden. Getrennt werden sollte zunächst nach Aufgaben, die in der Praxis oder im Homeoffice
durchgeführt werden können. Falls eine temporäre Praxisschließung erfolgen sollte, wäre diese Vorgehensweise sinnvoll. Welche Aufgaben möglicherweise in Ihrer Praxis angegangen werden können, haben wir in einer Übersicht für Sie zusammengefasst:

Patientenbestellsystem
Die Überprüfung des Patientenbestellsystems sollte vorrangig in Betracht gezogen werden: die aktuelle Situation – und auch die Zeit nach der ersten Infektionswelle – sorgt für strukturelle Änderungen: geänderte Öffnungszeiten oder Schichtpläne und gesonderte Sprechstunden für bestimmte Patientengruppen, beispielsweise für Risikopatienten.

Lagerräume und Warenbestände
Auch in der Arztpraxis sollte regelmäßig eine Inventur gemacht werden. Diese hilft nicht nur beim Abgleichen von Einkauf und Verbrauch, eine Überprüfung der Bestände zeigt den Bedarf der Praxis auf, Mindesthaltbarkeitsdaten bzw. Verfallsdaten können erfasst werden und es kann eine wirtschaftlich orientierte Einkaufsliste erstellt werden. So ermitteln Sie den voraussichtlichen Bedarf unter Berücksichtigung der aktuellen Situation. Vielleicht sollten die einzelnen Produktgruppen auch neu geordnet werden, etwa nach der Vorgabe „first in, first out“. Abgesehen vom Einkauf und der neuen Ordnung im Lager bietet sich bei der Gelegenheit gleich eine Überprüfung des Notfallkoffers an: fester Platz, geprüfter Inhalt! Steht er am richtigen Platz? Wissen auch alle Mitarbeiter, wo?

Behandlungsinstrumente
Unversehrt und funktionstüchtig – so sollten die Behandlungsinstrumente sein. Hingegen kann jede Praxis auf blinde Mundspiegel, stumpfe Scheren und Scaler verzichten.
Dabei verhält es sich wie mit dem Ausmisten der heimischen
Schränke – eine Tätigkeit, die vielen Menschen die Langeweile in der verordneten sozialen Isolation vertreibt – alles Unbrauchbare wird aussortiert, alles, was man wieder Instand setzen lassen kann, sollte auch Instand gesetzt werden.

Danach wird neu geordnet
Instrumente, die seit Jahren lediglich dazu dienen, Schubladen zu füllen, sollten aussortiert werden. Hier hält man am besten Rücksprache mit den jeweiligen Behandlern, was wirklich benötigt wird. Kann man sich aufgrund von Unsicherheit nicht sofort von ein paar Instrumenten trennen, sollte man diese zwischenlagern. Werden die Instrumente über einen längeren Zeitraum weiterhin nicht benutzt, kann man sich guten Gewissens davon trennen.
TIPP: Instrumente, die man in der eigenen Praxis nicht mehr benötigt, aber noch unversehrt oder sogar neuwertig sind, lassen sich womöglich auch online weiterverkaufen.
Nach dem „Ausmisten“ werden die Behandlungszimmer neu mit einer bedarfsgerechten Menge bestückt. Zu einem reibungslosen Behandlungsablauf gehört auch, die benötigten Instrumente in ausreichender Anzahl an dem dafür vorgesehenen Platz bereit zu stellen. Alles was fehlt, kann zu einer zeit- und manchmal auch nervenaufreibenden Behandlungsunterbrechung führen.

Sicherheit ist notwendig – auch in den Praxisräumen
Mögliche Stolperfallen, abgenutzte und rutschige Fußmatten, scharfe Möbelkanten oder die Einschränkung der Barriere-Armut – diese Punkte sollte man unbedingt in Augenschein nehmen. Gleichsam ist eine Überprüfung der notwendigen Piktogramme und Hinweisschilder, wie die des Notausgangs oder des Feuerlöschers, in regelmäßigen Abständen wichtig. Was muss weg, was muss ausgebessert, was ausgetauscht oder an die eigentlich richtige Stelle gehängt werden? Diese Fragen sollte man bei einem kritischen Rundgang durch die Praxisräume beachten.

Wie ist der Praxis-Workflow?
Sind alle Abläufe richtig aufeinander abgestimmt, verhindert man Warteschlangen am Empfang – durch eine reibungslose Neuaufnahme von Patienten – und Zeitverzögerungen im Praxisablauf. In diesem Zuge sollten die Patientenstammdaten kontrolliert, ggf. aktualisiert und sogenannte „Karteileichen“ aufgespürt werden: Patient verzogen, Adresse kann nicht zugeordnet werden, eine Änderung des Familiennamens, usw. Vielleicht stößt man sogar auf offene Rechnungen und kann überprüfen, ob mögliche Teilleistungen abgerechnet werden können, sofern die Fristen nicht überschritten und die Rechnungen zustellbar sind. Zum Praxis-Workflow gehören neben all den vorangegangen Punkten auch der Datenschutz und die Datensicherheit. Ist die Praxis auf dem neusten Stand? Software-Updates, Datenhandling und die Ablage nicht-elektronischer Patientenakten sind „kleinere“ aber sehr wichtige Punkte auf der Datenschutzliste, die man unter Umständen auch ohne einen externen Berater in Angriff nehmen kann. Fragen, die man sich zum Thema Software stellen sollte: Ist das Begründungsverzeichnis für Faktorüberschreitungen, das die Rechnungsstellung deutlich erleichtern kann, auf dem aktuellsten Stand? Wann wurden die Verbrauchsmaterialien in der Abrechnungssoftware zum letzten Mal überprüft und ergänzt? Sind die Preise dazu noch aktuell? Wie sieht es mit den Textbausteinen zum Erstellen von Patienteninformationen oder -briefen aus? Besteht Handlungsbedarf?
Auch hier sollten freie Kapazitäten genutzt werden, um
up to date zu sein.

Welche Online-Angebote sind sinnvoll?
Präsenzveranstaltungen sind für einen bestimmten Zeitraum abgesagt worden und wer weiß, wann diese wieder erlaubt sind und vor allem in welchem Umfang Veranstaltungen in diesem Jahr überhaupt stattfinden dürfen. Hier sollte man sich unbedingt über das Online-Angebot der Fortbildungen informieren. Nicht nur Studenten, Auszubildenden und Schülern wird das Privileg gewährt, sich via E-Learning fort- und weiterzubilden, auch Ärzte können von Online-Seminaren profitieren.

Fazit: „Entschleunigen“ ja, aber nicht „einschlafen“
In den letzten Jahren zeichnete sich ein Trend zum kollektiven Burnout ab – immer und überall erreichbar sein, schneller Arbeiten und Kommunizieren, eine Anhäufung von
To-dos ohne Rücksicht darauf, dass ein Tag auch im Zeitalter der Digitalisierung nur 24 Stunden hat. Vielleicht kann man der Corona-Krise in Hinblick auf freigewordene Kapazitäten doch noch etwas Positives abgewinnen: Die Vorschläge und Anregungen sind vielfältig und ließen sich noch lange ergänzen ‒ aber bitte vergessen Sie auch die Azubis nicht. Eine persönliche Lerneinheit in der Praxis oder ein Fach-thema zur Bearbeitung als Hausaufgabe hilft nicht nur gegen
Langeweile, es kann auch neues Interesse wecken.

Um alle für Ihre Praxis relevanten Bedarfe ermitteln zu können, empfiehlt es sich unbedingt, mit dem Praxisteam zu sprechen. Unterschiedliche Eindrücke aus den jeweiligen Arbeitsbereichen helfen Ihnen, eine fundierte Checkliste für Ihre Aufgaben und notwendigen Umsetzungen während und auch nach der Corona-Krise zu erstellen – damit die Wiederaufnahme des Praxisalltags und einer „neuen Normalität“ gut erfolgen kann.

Wir wünschen Ihnen in der schwierigen Zeit alles Gute und für Ihre Vorhaben gutes Gelingen.

Quelle: meditaxa Redaktion

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