Buchführungspflicht

Die Buchführung ist als eine vom Gesetzgeber geforderte Berichterstattung zu verstehen. Die Rechnungslegungsvorschrift in Deutschland, die diesem Artikel zugrunde liegt, folgt dem HGB. Es werden mit der Buchführung aber durchaus auch andere Rechnungslegungsvorschriften erfüllt (zum Beispiel IFRS und US-GAAP). Dies erfordert dann eine parallele Buchführung, aus der mehrere Abschlüsse (gemäß den verschiedenen Rechnungslegungsvorschriften) erstellt werden können.

Zweckmäßig ist eine Unterteilung des Oberbegriffs „Buchführung“ in die

• Finanzbuchführung, aus der ein Jahresabschluss (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung) entwickelt wird und
• die Betriebsbuchführung, die der innerbetrieblichen Kostenerfassung sowie der Selbstkostenrechnung (Preiskalkulation) dient.

Die Buchführung ist Bestandteil des betrieblichen Rechnungswesens. Dieses enthält außer der Finanz- und Betriebsbuchführung die betriebswirtschaftliche Statistik und Vergleichsrechnung sowie die Planungsrechnung (Voranschläge für künftige Einnahmen und Ausgaben).

Als Synonym für „Buchführung“ wird oft auch Buchhaltung verwendet. Das erscheint ungeeignet, da

• in Gesetzen zumeist der Begriff „Buchführung“ verwendet wird,
• in der Praxis häufig unter „Buchhaltung“ nur die Organisationseinheit eines Unternehmens verstanden wird, in der die Buchführung durchgeführt wird.

Dieser Artikel erläutert die Finanzbuchführung und im Besonderen die Methodik der doppelten Buchführung. Dies ist die in der Privatwirtschaft allgemein übliche, für Kaufleute gesetzlich vorgeschriebene Methode, ordnungsgemäß Bücher zu führen. Kleingewerbetreibende und Freiberufler können ihre Geschäfte nach der einfacheren Einnahmenüberschussrechnung abrechnen.

In der öffentlichen Verwaltung findet seit dem Ende des 20. Jahrhunderts neben der Kameralistik die – insbesondere in diesem Bereich Doppik genannte – Methode der doppelten Buchführung Verwendung. In Deutschland gab es in den 1990er Jahren erste Pilotversuche zur Anwendung doppischer Rechnungssysteme auf kommunaler Ebene. Seit dem 1. Januar 2010 (Inkrafttreten) existiert in Form des geänderten Haushaltsgrundsätzegesetzes (§ 1a, § 7a HGrG) eine allgemeine Rechtsgrundlage zur Anwendung der doppischen Haushaltsführung (Doppik) in den Verwaltungen des Bundes und der Länder (§ 49a HGrG). Den Gebietskörperschaften wurde dabei die Möglichkeit eingeräumt, den Prozess der Einführung weiterer Rechnungssysteme, neben der Kameralistik, durch eigene Gesetzgebung eigenständig zu gestalten. Die teilweise angewandte „staatliche Doppik“ wurde in der Folge mit einer „kommunalen Doppik“ ergänzt. Auf diese Weise fanden Grundregeln der handelsrechtlichen Buchführung und Bilanzierung ihren Einzug in das öffentliche Haushalts- und Rechnungswesen. Die Doppik führte im Kommunalbereich zu einer stark veränderten Gliederung der Haushaltssatzung.

Ziele und Aufgabenbereiche der Finanzbuchführung

• jederzeit Überblick über die Vermögenslage und den Schuldenstand des Unternehmens. Mindestens einmal im Jahr sind Vermögenslage und Schuldenstand in der Bilanz zu dokumentieren und mit einem Inventar nachzuweisen.
• Feststellung und systematisch geordnete Aufzeichnung aller Vorgänge, die Vermögenswerte und Schulden verändern.
• Erfolgsermittlung durch Gegenüberstellung von Ertrag und Aufwand. Diese erfolgt mindestens einmal im Jahr in der Gewinn- und Verlustrechnung.
• Bereitstellung der gesetzlich vorgeschriebenen Angaben, auf deren Grundlagen die Finanzbehörden die Besteuerung des Unternehmens vornehmen, sowie weiterer Informationen für Behörden, Gerichte, Banken oder andere externe Adressaten in der vorgeschriebenen Form.

Adressaten von Ergebnissen aus der Finanzbuchführung
- unternehmensinterne Adressaten:

• der Unternehmer selbst: Er kann nicht alle Transaktionen im Kopf behalten. Für seine kaufmännischen Entscheidungen benötigt er ständige Übersicht.
• Am Unternehmen beteiligte Kapitalgeber: Viele Unternehmen sind in Form einer Gesellschaft organisiert. Beteiligte Gesellschafter fordern – ständig oder mindestens periodisch – aussagefähige, überprüfbare Informationen über die Lage des Unternehmens.
• Arbeitnehmer und ihre Vertretungen

- externe Adressaten:

• externe Kapitalgeber, insbesondere Banken
• Gläubiger
• Finanzamt
• Öffentlichkeit

Werden von verschiedenen Adressaten unterschiedliche Standards für die Berichterstattung aus der Finanzbuchführung (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Kapitalflussrechnung unter anderem) verlangt, erfordert dies u. U. eine parallele Buchführung.

Buchführungspflicht

Neben dem Eigeninteresse des Unternehmers gibt es gesetzliche Vorschriften, in denen die Pflicht zur Buchführung festgeschrieben ist. Für Kaufleute und freiwillig Bilanzierende gelten die Rechnungslegungsvorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB):

Nach dem Handelsrecht

„Jeder Kaufmann [i. S. d. § 1–7 HGB] ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen.“ § 238 Abs. 1 Satz 1 HGB

Gewerbetreibende, deren Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordern oder die im Handelsregister eingetragen sind, sind Kaufleute und damit zur Buchführung verpflichtet. § 241a HGB (eingefügt durch das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG)) legt die Befreiung kleiner Einzelkaufleute von der Buchführungspflicht fest.

Nach den EU-Vorschriften für börsenfinanzierte Kapitalgesellschaften

Nach der Verordnung des Europäischen Parlaments und des Rates vom 19. Juli 2002 müssen börsennotierte Unternehmen in der Europäischen Union ihre konsolidierten Abschlüsse ab 2005 (Vergleichszahlen 2004) nach den International Accounting Standards (IAS) bzw. International Financial Reporting Standards (IFRS) aufstellen. Die EU reagierte damit auf die Anforderungen internationaler Börsen, die als Voraussetzung für die Zulassung zum Handel einen Abschluss nach den Rechtsvorschriften ihres Landes verlangen. Inzwischen ist die ursprüngliche Verordnung durch die Verordnung Nr. 1126/2008 ersetzt worden. Die Anwendung der IAS / IFRS der EU wird heute an den Börsen fast aller Länder als gleichrangig mit den nationalen Abschlusspflichten angesehen. In ihrem am 25. Februar 2003 veröffentlichten Maßnahmenkatalog hat die deutsche Bundesregierung auf die Forderungen der EU-Kommission reagiert. Zusätzlich wurde nicht börsennotierten Unternehmen ein Wahlrecht zur Anwendung der IAS / IFRS im Konzernabschluss eingeräumt. Mit dem Bilanzrechtsreformgesetz wurde die Verpflichtung zur Anwendung der IFRS auch auf die Unternehmen ausgedehnt, deren Wertpapiere zwar noch nicht gehandelt werden, die sich aber im Zulassungsprozess befinden (vgl. § 264d HGB).

Nach dem Steuerrecht

Derivative (abgeleitete) Buchführungspflicht

„Wer nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, hat die Verpflichtungen, die ihm nach den anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen.“ § 140Abgabenordnung (AO)

Originäre Buchführungspflicht

„Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die nach den Feststellungen der Finanzbehörde für den einzelnen Betrieb

1. Umsätze einschließlich der steuerfreien Umsätze, ausgenommen die Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 10 des Umsatzsteuergesetzes, von mehr als 600.000 Euro (bis Ende 2015: 500.000 Euro) im Kalenderjahr oder
2. (weggefallen)
3. selbstbewirtschaftete land- und forstwirtschaftliche Flächen mit einem Wirtschaftswert (…) von mehr als 25.000 Euro oder
4. einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 60.000 Euro (bis Ende 2015: 50.000 Euro) im Wirtschaftsjahr oder
5. einen Gewinn aus Land- und Forstwirtschaft von mehr als 60.000 Euro (bis Ende 2015: 50.000 Euro) im Kalenderjahr

gehabt haben, sind auch dann verpflichtet, für diesen Betrieb Bücher zu führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen, wenn sich eine Buchführungspflicht nicht aus § 140 ergibt.“ § 141 Abs. 1 Satz 1 AO

Diese gilt aber gerade nicht für die sogenannten freien Berufe, wie z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater oder Arzt, für die grundsätzlich keine Buchführungspflicht besteht. Eine Ausnahme hiervon besteht nur, wenn der entsprechende Betrieb in der Rechtsform einer Kapital- oder Handelsgesellschaft betrieben wird, beispielsweise eine als GmbH geführte Steuerberatungssozietät – hier würde § 6 Abs. 1 HGB (Formkaufleute) greifen und zur Buchführung verpflichten.

Die originäre Buchführungspflicht gilt allerdings erst ab dem Wirtschaftsjahr, welches auf die Mitteilung des Finanzamtes über die Überschreitung der Grenzen folgt. Sie endet erst mit Ablauf des auf die Feststellung der Unterschreitung folgenden Wirtschaftsjahrs.

Beschaffenheit der Buchführung - § 238 HGB legt fest:

„Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.“

Ein „sachverständiger Dritter“ kann ein Finanzbeamter sein, der im Rahmen einer Außenprüfung die Buchführung kontrolliert. Sachverständiger Dritter kann aber auch ein Familienangehöriger oder Geldgeber sein, der sich anhand der Geschäftsbücher davon überzeugen will, dass sein Geld gut angelegt ist.

In der Abgabenordnung werden auch diese Bestimmungen aus steuerlicher Sicht ergänzt. Falls die Buchführung nicht den Anforderungen entspricht, zum Beispiel weil Unterlagen fehlen, hat die Finanzbehörde nach § 162 AO die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen.