Wenn die Praxis läuft, dann läuft‘s
01.11.2025
Der durchschnittliche Reinertrag je Arztpraxis ist 2023
um 6,3 Prozent gesunken*
– Niedergelassene müssen ihre Ausgaben gut im Blick haben, um wirtschaftlich arbeiten zu können.
Auch wenn die aktuellen Zahlen des Statistischen Bundesamts für 2023 ein leichtes Plus der Einnahmen von Arztpraxen gegenüber dem Vorjahr verzeichnen, relativiert sich dieses wieder durch die gestiegenen Aufwendungen im Vergleichszeitraum (Anstieg um ca. 30.000 Euro). Um mit der eigenen Praxis dieser Entwicklung entgegenwirken zu können und die Praxisrentabilität zu halten oder zu verbessern, lohnt sich ein Blick auf die Bereiche Einkauf, Energieverbrauch, Praxisräume sowie Versicherungen.
Hier können sich Optimierungspotenziale auftun im Sinne von: kleine Ursache, große Wirkung.
Strategischer Einkauf durch Bündelung, Verhandlung und Kooperation
Ein effizientes Bestandsmanagement mit einer regelmäßigen Inventur (vierteljährlich) ist unerlässlich für eine korrekte Erfassung der Verbrauchsmaterialien und der Optimierung von Bestellmengen. Das hilft gegen Einzel- und Spontankäufe, für die u. U. höhere Einzelpreise gelten und zusätzliche Versandkosten entstehen. Die Just-in-time-Lieferung von bestimmten Materialien oder bedarfsgerechten Bestellungen hängt stark vom Fachgebiet und Praxisprofil ab. Eine hybride Strategie aus beidem sowie ein FIFO-Prinzip (First In – First Out) ist für die meisten Praxen optimal, um Überbestände und Verfallskosten zu minimieren. Auch Standardkonditionen bei Lieferanten sollten nicht einfach akzeptiert, sondern verhandelt werden. Das geht vor allem bei Bündelungen von Bestellungen bei wenigen Lieferanten: Größere Volumina führen zu besseren Konditionen. Jahresgespräche und Zielrabatte sind ebenso sinnvoll wie Angebotsvergleiche und die Nutzung von Skonto oder Staffelrabatten. Langfristige Lieferantenbeziehungen sind wertvoll, die Preise sollten aber regelmäßig verglichen und neu verhandelt werden. Eine gute Vorbereitung, Marktkenntnisse und ein freundlicher, bestimmter Verhandlungsstil erhöhen die Erfolgschancen auf eine langfristige Senkung der Einkaufskosten.
Einen ähnlichen Effekt bieten Einkaufkooperationen, denn die gemeinsame Beschaffung (= höhere Abnahmemengen) führt zu günstigeren Preisen und verteilt den administrativen Aufwand auf mehrere Schultern. Bei der Suche nach passenden Einkaufsgemeinschaften sind Faktoren zu beachten wie das Sortiment in Relation zum eigenen Fachgebiet, transparente Konditionen, Mindestabnahmemengen und andere (gesetzliche) Verpflichtungen. Funktioniert die Einkaufsgemeinschaft optimal, sind Einsparungen von bis zu 25 Prozent möglich.
Energieeffizienz durch moderne Technik und bewusstes Verhalten
Arztpraxen gehören zu den energieintensivsten Gewerbebetrieben. Typische Energiefresser sind Klimatisierung und Lüftung (30–40 Prozent des Energieverbrauchs), Beleuchtung (15–25 Prozent), medizinische Geräte (15–30 Prozent), IT und Kommunikation (10–15 Prozent) und sonstige Geräte (Kaffeemaschine, Kühlschränke, etc. 5–10 Prozent). Um den Energieverbrauch zu analysieren, kann auf Energiechecks der Versorger oder auf einfache Messgeräte zurückgegriffen werden. Einsparpotenziale finden sich meist schon in den laufenden Energieverträgen. Auf Vergleichsportalen (z. B. Check24.de) kann man sich über aktuelle Tarife informieren und unkompliziert den Anbieter wechseln. Auf Einkaufsgemeinschaften kann auch beim Energieeinkauf zurückgegriffen werden, um bessere Konditionen zu erzielen. Aber schon die Investitionen in energieeffiziente Geräte zahlen sich meist schneller aus als vermutet: Die Kosten für smarte Heizthermostate und die Umstellung auf LED-Beleuchtung mit Präsenzmeldern amortisieren sich bereits nach 1–2 Jahren. Auch moderne Klimageräte mit Wärmerückgewinnung und energieeffiziente Kühl- und Gefrierschränke für Medikamente bieten ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis. Für solche Energieeffizienzmaßnahmen können ggf. sogar (KfW-)Förder- mittel beantragt werden. Wichtiger Faktor bei allen Anschaffungen: das Praxisteam muss energiebewusst handeln. Klare Regeln für den Umgang mit Energie helfen sowie eine Checkliste für die letzte Person, die die Praxis verlässt, um unnötigen Verbrauch zu vermeiden.
Die Miet- und Nebenkosten der Praxis
Nicht alle Praxisinhaber praktizieren in einer eigenen Immobilie, sondern mieten eigens dafür Räumlichkeiten. Hier lohnt sich ein Blick in den Mietvertrag und in die Nebenkostenabrechnung. Mietminderungen ergeben sich z. B., wenn die im Mietvertrag festgeschriebene Quadratmeterzahl um mehr als 10 Prozent abweicht. Sofern die Ansprüche nicht verjährt sind, können Rückforderungen von überzahlter Miete möglich sein (s. Seite 20). Im Einzelfall sind Mietminderungen und Mängelbeseitigungen durch den Vermieter aufgrund von Heizungsschäden und undichter Fenster möglich, wenn sie nicht selbst verursacht und ordnungsgemäß protokolliert wurden. Auch die regelmäßige Prüfung der Nebenkostenabrechnung ist wichtig, denn diese sind nicht selten fehlerhaft und enthalten unzulässige Kosten (z. B. für Reparatur- und Verwaltungsausgaben) oder den falschen Verteilungsschlüssel. Wird die Nebenkostenabrechnung nicht fristgerecht abgerechnet (bspw. für 2024 bis 31.12.2025), haften bei Fristversäumnissen die Vermieter.
Der Versicherungs-Check
Versicherungen kosten in der Regel viel und nicht alle sind ein Muss – neben den verpflichtenden Absicherungen wie der Berufshaftpflicht- oder der Rechtschutzversicherung gibt es Policen für Ärzte, die im Einzelfall zu bewerten sind wie z. B. eine Datenschutzversicherung. Bei der Beurteilung, ob eine bestimmte Versicherung notwendig ist, sollte man sich die Frage stellen: „Würde mich dieses Risiko finanziell oder beruflich ernsthaft gefährden?“. Hilfreich ist das Abwägen von Extremfällen und deren Häufigkeit. Wenn eine Police kompliziert erscheint, sollte man nur in Betracht ziehen, was man wirklich versteht. Wer das nicht alleine kann oder möchte, ist bei unabhängigen, spezialisierten Beratern gut aufgehoben (s. meditaxa Ausgabe 101 „Finanzberater ist nicht gleich Finanzberater“), um eine sinnvolle Entscheidung zu treffen. Bei bereits abgeschlossenen Versicherungen können Einsparungen durch den Zahlungsturnus (jährlich statt monatlich) und/oder die Erhöhung der Selbstbeteiligung erreicht werden.
Nicht am falschen Ende sparen: Personalkosten
Für nach Tarif bezahlte MFA muss ab 2026 eine weitere Lohnerhöhung abhängig von der Zahl der tätigen Berufsjahre einkalkuliert werden. Zudem erhöhen sich die Ausbildungsvergütungen auf 1.000 Euro im ersten, 1.100 Euro im zweiten und 1.200 Euro im dritten Ausbildungsjahr. An den Personalkosten zu sparen sorgt zwar für eine schnelle Liquiditätsspritze, mittel- und langfristig kann dieses Vorgehen aber zu höheren Kosten führen sowie die Produktivität und Arbeitsqualität senken. Das Entlassen von Mitarbeitern steigert die Fluktuationsrate – die Suche, Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter bringt viel Unruhe in den Workflow und ist kostspieliger, als in das bereits vorhandene Personal zu investieren. Eine faire Vergütung ist ein gutes Mittel, um Mitarbeiter langfristig zu beschäftigen. Statt der nächsten Lohnerhöhung ist die Integration von Mitarbeiter-Benefits eine gute Motivation – wie z. B. die Bezuschussung oder Kostenübernahme für die Kinderbetreuung (s. S. 17). Es ist alles erlaubt, was das Qualitätspersonal in der Praxis hält und die Wettbewerbsfähigkeit gegenüber großen medizinischen Einrichtungen stärkt. Zudem werden Praxisinhaber durch Investitionen in die Qualifikation des Personals entlastet. So können auch anspruchsvollere Aufgaben delegiert werden. Ärzte gewinnen dadurch mehr Zeit für die umsatzstarken Tätigkeiten – und dann läuft‘s.
* Statistisches Bundesamt, PM Nr. 269 vom 24.07.2025