Geschäftsreise mit Kindern:

Fällt die Kinderbetreuung unvorhergesehen aus, werden Kinder häufig auf Dienstreisen mitgenommen. Steuerlich gilt dies als „unvermeidbare private Mitveranlassung“, weshalb das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug oft ablehnt. Dennoch existieren rechtliche Spielräume, um Betreuungskosten in solchen Ausnahmesituationen steuerlich geltend zu machen. 

Grundsätzlich sind berufliche von privaten Reisekosten zu trennen (siehe auch Spezial). Das gilt auch dann, wenn die Kinder aus reiner Notwendigkeit auf die Dienstreise mitgenommen werden müssen, z. B. wenn die Kita unerwartet geschlossen hat und niemand die Kinderbetreuung übernehmen kann. Die privaten (Dienst-)Reisekosten der Kinder wie An- und Abreise (z. B. Flug- oder Zugticket), Verpflegung, etc. können zwar nicht steuerlich geltend gemacht werden, sie „infizieren“ aber nicht die eigenen beruflichen Reisekosten. Diese bleiben voll bzw. zeitanteilig absetzbar, solange der berufliche Reisegrund überwiegt und klar abgrenzbar ist. 

Bei den Unterkunftskosten verhält es sich ähnlich: Es dürfen die Kosten für ein Einzelzimmer als Betriebs- bzw. Werbungskosten abgesetzt werden; Die Differenz zum Mehr-/Doppelbettzimmer gilt als Privatausgabe. Den fiktiven Einzelzimmerpreis sollte man durch einen Hotelbeleg nachweisen können. 

Wer vor Ort eine Betreuung bucht, z. B. einen Hotel-Babysitter oder eine Tagungs-/Kongress-Kita, um an der Fortbildung teilnehmen zu können, wird diese Kosten nicht als Betriebsausgaben absetzen können. Der Bundesfinanzhof (BFH) sieht Kinderbetreuung grundsätzlich als Kosten der privaten Lebensführung an (§ 12 Nr. 1 EStG). Dabei ist die Veranlassung zur Betreuung auf Dienstreisen nicht relevant. Zumindest können die Betreuungskosten in der Einkommensteuererklärung als Sonderausgaben geführt werden (bis zu 4.000 Euro/ Kind/Jahr), wenn das Kind unter 14 Jahre alt ist und im selben Haushalt lebt. Für die Anerkennung als Sonderausgaben ist eine Rechnung über die Betreuung sowie die Überweisung des Rechnungsbetrags (keine Barbezahlung!) Voraussetzung. 

Wer verhindern möchte, dass das Finanzamt die Dienstreise mit Kindern als Privatvergnügen verbucht und alle Reisekosten aberkennt, muss die Reise gut dokumentieren: