Privatwagen statt Firmenwagen – verschärfte Regeln für Dienstreisen

Im konkreten Fall hatte ein Arbeitnehmer für mehrere Dienstreisen bewusst seinen eigenen Pkw genutzt, obwohl ihm ein Firmenwagen inkl. Tankkosten zur Verfügung stand. Währenddessen nutzte die Ehefrau den Firmenwagen privat weiter. Für die Fahrten und die tatsächlichen Fahrzeugkosten wollte er insgesamt 3.800 Euro Werbungskosten absetzen. Das Finanzamt (FA) lehnte den Abzug ab; der BFH bestätigte diese Entscheidung. Die Wahl des Beförderungsmittels für berufliche Fahrten obliegt grundsätzlich Arbeitnehmern, doch die Kosten für den Einsatz des privaten Pkws werden steuerlich i. d. R. als „unangemessen“ eingestuft. Den Maßstab der „Angemessenheit“ formuliert der BFH sehr deutlich: Gewissenhafte Steuerzahler nähmen hohe Kosten des Privatwagens nicht auf sich, wenn ihnen gleichzeitig ein kostenfreier Firmenwagen zur Verfügung stände. Deshalb seien die Aufwendungen hier nach allgemeiner Verkehrsauffassung unangemessen und steuerlich nicht abzugsfähig.

Für alle, die in der Praxis gelegentlich aus organisatorischen oder familiären Gründen den Privat- statt den Firmenwagen für Dienstfahrten nutzen, kann das steuerlich problematisch werden. Entscheidend ist laut dem BFH nämlich nicht allein die berufliche Veranlassung der Reise, sondern auch die Frage, weshalb dafür auf den Privatwagen zurückgegriffen wurde. Fehlt der objektive berufliche Grund, kann der Werbungskostenabzug abgelehnt werden. Ein Abzug bzw. eine steuerfreie Erstattung ist nur in eng definierten Ausnahmefällen möglich. Etwa dann, wenn der Dienstwagen nicht zur Verfügung steht, defekt ist, Arbeitgeber die Nutzung des Privatwagens ausdrücklich verlangen oder der Privatwagen spezielle Anforderungen an die Dienstreise erfüllt. Besonders hohe tatsächliche Fahrzeugkosten für Dienstreisen mit dem Privatwagen dürften daher künftig verstärkt vom FA hinterfragt werden.

meditaxa Redaktion | Quelle: BFH-Urteil vom 21.01.2026, Az. VI R 30/24